Il settore MICE è quello dei congressi, delle conferenze e degli eventi: l’acronimo è la sigla di Meetings, Incentives, Conventions and Events. Si tratta di un ambito che sta conoscendo una notevole evoluzione anche perché contraddistinto da una significativa attenzione nei confronti della tecnologia e dei mutamenti imposti dal mercato.
La formazione e i convegni devono essere sempre caratterizzati da standard elevati, da un lato per riuscire ad accrescere il pubblico di riferimento, e dall’altro lato per fare in modo che la fruizione dei contenuti che vengono comunicati sia sempre piacevole e accattivante. Come è possibile sfruttare la tecnologia nelle sale conferenze e sale meeting? Molti protagonisti del settore, per esempio, hanno paura della trasmissione in streaming live degli eventi: gli organizzatori a volte temono che un evento non possa riuscire bene se viene garantita anche la sua diffusione in diretta video, poiché hanno paura che ciò determini una presenza in loco meno consistente.
Tale timore non solo va messo da parte, ma deve addirittura essere confutato e smentito, poiché è vero proprio l’opposto. Se si è interessati a una conferenza o a uno speech e si ha la possibilità di prendervi parte dal vivo, infatti, non ha senso rinunciare a essere presente in loco solo perché viene assicurata anche la diretta video dell’evento. Nel momento in cui si segue un congresso in prima persona si ha la possibilità di conoscere e di assimilare i contenuti che vengono proposti con più facilità e con maggiore efficacia rispetto a ciò che potrebbe avvenire se ci si trovasse davanti a uno schermo, sia perché si è portati a distrarsi di meno, sia perché nella mente i ricordi si cristallizzano più agevolmente e in maniera più vivida.
Il pubblico delle sale conferenze
Un altro motivo per il quale è bene non farsi spaventare dalle dirette video va rintracciato nel fatto che la presenza nello stesso luogo dei relatori e del pubblico favorisce un’interazione diretta e più coinvolgente, che ovviamente non sarebbe possibile in altro modo. Infine, non va dimenticato che per molte persone che decidono di partecipare a eventi e meeting una buona ragione per farlo consiste nell’opportunità di conoscere direttamente i relatori o gli organizzatori. Per tutti questi motivi, chi è realmente interessato a un appuntamento va a vederlo senza remore, sempre che sia nelle condizioni di farlo. Se tali condizioni vengono meno, ecco che si palesa l’utilità dello streaming live. La diretta in tempo reale, pertanto, non solo non contribuisce a ridurre l’audience dei convegni, ma addirittura lo estende e lo amplifica.
I punti critici
Ovviamente è opportuno che le sale conferenze siano attrezzate in maniera tale da garantire una trasmissione e una fruizione adeguate dei contenuti. Non si può fare a meno, per esempio, di standard di qualità alti, sia dal punto di vista dell’audio che a livello video. Il livello di attenzione dell’audience dipende anche da come un evento viene ripreso e proposto. Al tempo stesso, però, è bene anche che il video risulti il più possibile “leggero” in termini di byte, così che possa essere sufficiente un collegamento Adsl per vederlo. A proposito, è essenziale che i contenuti possano essere fruiti da qualunque dispositivo: non solo al computer, dunque, ma anche da un tablet o da uno smartphone. Così la visibilità è massima e garantita.